Divisão de Gestão e Administração
À Divisão de Gestão e Administração, abreviadamente designada por DGA, compete:
Relativamente aos recursos humanos, expediente e arquivo:
a) Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela Direcção Regional de Cultura do Alentejo (DRCALEN), propondo medidas de aperfeiçoamento organizacional, regulamentos e normas de controlo interno;
b) Executar as tarefas administrativas relativas à gestão dos recursos humanos;
c) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais numa perspectiva integrada com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e propor o plano anual de formação;
d) Remeter à Secretaria-Geral as necessidades de recursos humanos;
e) Elaborar o balanço social da DRCALEN e actualizar a base de dados da Administração Pública;
f) Promover a execução do sistema de avaliação de desempenho;
g) Apreciar e informar os pedidos respeitantes à administração do pessoal, emitir certidões e assegurar a execução do expediente respectivo;
h) Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos existentes;
i) Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;
j) Instruir os processos de acidentes em serviço e doenças profissionais;
k) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da DRCALEN;
l) Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência, bem como os serviços de encaminhamento de chamadas telefónicas na DRCALEN;
m) Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da DRCALEN;
n) Gerir a imagem institucional da DRCALEN e promover a difusão da informação institucional, visual ou descritiva, relativa ao património cultural que lhe está afecto;
o) Participar na preparação e execução de acordos culturais no domínio das competências da DRCALEN, em articulação com o Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI);
p) Colaborar na instrução de processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de averiguações, bem como de processos de contra-ordenação;
q) Coadjuvar na elaboração de protocolos ou acordos de colaboração a celebrar com entidades públicas ou privadas;
r) Emitir pareceres, elaboração de informações ou estudos de natureza jurídica sobre assuntos respeitantes à actividade da DRCALEN; Relativamente aos recursos financeiros e materiais:
s) Elaborar e gerir o plano anual de actividades, outros planos de gestão estratégica e acompanhar a sua execução;
t) Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da DRCALEN e acompanhar a sua execução;
u) Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respectivo ciclo, assegurando o registo das operações que lhe estão associadas;
v) Promover a constituição, reconstituição e liquidação do fundo permanente e de maneio;
w) Organizar a conta anual de gerência;
x) Assegurar a aquisição de bens e serviços em articulação com a Unidade Ministerial de Compras (UMC) e distribuir e controlar a utilização e stocks dos artigos de consumo corrente;
y) Gerir os bens afectos à DRCALEN e manter actualizado o cadastro e inventário de todos os bens afectos à DRCALEN, ou à sua guarda, assegurando a manutenção das instalações e dos equipamentos;
z) Propor à UMC do Ministério a alienação dos bens que se mostrem inúteis ou desnecessários ao funcionamento da DRCALEN;
aa) Assegurar o processamento dos vencimentos de pessoal e demais abonos, bem como os descontos que sobre eles incidam;
bb) Pronunciar-se sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços afectos à DRCALEN;
cc) Coordenar a gestão das lojas, respectivos stocks e bilheteiras do património imóvel classificado que lhe está afecto;
dd) Assegurar o funcionamento e actualização dos sistemas operacionais informáticos de suporte à gestão financeira, à gestão de recursos humanos e à circulação de informação;
ee) Colaborar na elaboração de candidaturas a programas associados a fundos comunitários e outras fontes de financiamento e assegurar a respectiva gestão, acompanhamento e avaliação;
f f) Gerir o parque de viaturas do serviço, assegurando a sua limpeza, conservação e manutenção;
gg) Assegurar, em articulação com a Direcção de Serviços de Bens Culturais, as funções de planificação, realização e controlo de eventuais obras de remodelação, conservação e reparação dos imóveis afectos;
hh) Em articulação com a Direcção de Serviços dos Bens Culturais, colaborar na preparação de cadernos de encargos relacionados com intervenções em imóveis classificados.
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